Liza Engelbertink, EASY Eventcrew
Op en afbouwpersoneel in de evenementenbranche
De klanten van Easy Eventcrew zijn grote locaties en verhuur en productiebedrijven in de evenementen branche: van Concert at Sea tot de Ziggodome en van Lowlands tot bijvoorbeeld de Zwarte Cross. Voor het op en afbouwen van podia en licht en geluidsinstallaties bij allerlei kleine en grote evenementen levert Easy Eventcrew al het benodigde personeel.
80% standaard software onbruikbaar
Een standaard planningsysteem voor uitzendbureaus was niet voldoende om alle projecten perfect te kunnen managen. Directeur Liza Engelbertink: ‘Er was meer voor nodig om zowel de 15 vaste medewerkers als de flexibele schil van 200 – 250 mensen inclusief het juiste materiaal op de juiste tijd op de juiste plaats te krijgen. Daar komt bij dat van de standaard software we maar 20% gebruikten; 80% was nutteloos. Samen met twee verhuurbedrijven, opdrachtgevers dus, zochten we naar een programma dat de planning kon regelen voor personeel, materiaal en transport. Wat wij wilden, was er gewoon niet.’
‘Hij is een echte programmeur, maar wel eentje die heel goed mee kan denken.’
Meer dan planning
Viavia kwam Liza terecht bij FileMaker ontwikkelaar Gerard van der Wolf: ‘In 2012 zijn we aan de slag gegaan. Het kostte tijd en energie maar we hebben het systeem nu precies zoals ik het wil. Met één druk op de knop krijgt aan het eind van de dag iedereen zijn of haar eigen opdracht voor de volgende dag: mensen, materieel en transport worden feilloos gecombineerd. Zeker tijdens de drukte in het hoogseizoen is die efficiency essentieel, omdat medewerkers van hot naar her moeten. Verder moeten we aan veel regelgeving voldoen, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid. Vanuit FileMaker krijgen we nu tijdig waarschuwingen als bijvoorbeeld een heftruckcertificaat vernieuwd moet worden.’
Uitdaging
Om vaart in het ontwikkelingsproces te houden koos Easy Eventcrew voor detachering. Liza: ‘De dag dat Gerard hier is, zijn we beiden volledig bezig met het verder ontwikkelen en verfijnen van onze FileMaker database. Gerard is dan ook een onderdeel van ons bedrijf. Hij is een echte programmeur, maar wel eentje die heel goed mee kan denken. Dankzij de korte lijnen kunnen we heel doelgericht werken. En vooral als we iets willen ‘dat eigenlijk niet kan’ dan gáát hij ervoor om het toch te bouwen.
Wil je nog een FileMaker oplossing van een klant lezen?
